Uccle, 23/08/2015.

Mis à jour : 02/10/2017.

Membres du Conseil d’Administration,

Bonjour à tous,

Comme décidé par le Comité, nous allons nous répartir la charge de tenir le bar une fois tous les deux mois, soit cinq fois par an. La date est à votre libre choix mais pour être concret et efficace, j'ai fait un planning dans l'ordre alphabétique (cf. document annexé : libre à vous d'échanger vos places avec quelqu'un). J'afficherai le tableau au Club.

Je tiendrai la table d'appariement le plus souvent possible. Hélas ce ne pourra pas être le cas lorsque j'aurai à remplir ma charge au bar ou lorsque je serai absent.

J'ai donc aussi réalisé un agenda pour la table d'appariements avec Arnaud et Philippe.

Ce service que vous rendez est extrêmement important pour le club. ET plus nous serons nombreux à nous répartir les efforts, moins la charge sera importante pour chacun d'entre nous. Donc si d'autres personnes veulent nous rendre ce service, bienvenue à eux aussi.

BARMAN : Que faut-il faire au bar ? 

1° Préparer minimum 22 sandwiches (ou tout autre snack qui attire les joueurs à consacrer quelques nobles instants à l'art de la dégustation locale). 

Prévoir quelques petites surprises gustatives réservées après l'effort des parties (amandes, dés de fromage, chips, bretzels norvégiens, saucisson ardennais mariné à l'Orval et fumé aux hêtres de l'Ourthe...) 

--> Le club rembourse 30 euros pour l'ensemble de ces achats aussi divers que variés (pas besoin de ticket, la caisse principale rembourse le jour même le forfait de 30 euros).

2° Arriver ledit jour à 17h au plus tard au Candelaerhuys

a) d'abord, et en priorité, préparer les salles de jeux et d'analyse (avec le directeur tournoi)

b) puis aménager le bar (aux bons soins de la créativité de chacun).

3° Prendre la caisse + le fond de caisse

Le fond de caisse du bar sera toujours de 30 euros et sera donné par la caisse principale.  

Les changes d'argent importants se font à la caisse principale de tournoi.

Le bar ouvre au plus tard à 18h30 (18h15 étant le mieux).

4° Service au bar, vaisselle et tenue des comptes de consommation.

5° Clôture des comptes à la fermeture

a) Etablir le formulaire de consommations "Candelaers" et laisser l'argent dû au Candelaers dans une enveloppe prévue à cet effet.

b) Donner la caisse au directeur du Tournoi pour être comptabilisée dans la caisse principale du tournoi.

NB: on peut considérer comme raisonnable que

- Le bar délivre sa dernière tournée vers 23h30.

- Le Candelaers ferme à minuit.

6° ranger les salles et le matériel (ne pas hésiter à demander de l'aide aux derniers présents).

Laissez la caisse du bar (sans argent) dans l'armoire au Candelaershuys pour le suivant.

NB: Une aide bienvenue dans la tâche du rangement est que les joueurs remettent, au terme de leur partie, les pièces et la pendule dans leur boîte sur la table d'appariement en même temps que leur résultat.

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Calendrier BAR ICN à domicile

Responsable : Pierre 

Préparation/rangement des tables de jeux : à définir

Calendrier BAR Open --> cf tableau ci-annexé

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DIRECTEUR TOURNOI : Que faut-il faire à la table d'appariement?

1° Arriver ledit jour à 17h au plus tard au Candelaerhuys

a) d'abord aider à préparer les salles de jeux et d'analyse (avec le barman)

b) préparer l'ordi, l'imprimante, les tableaux, imprimer les résultats précédents.

c) rembourser le forfait "snacks" de 25 euros au barman du jour.

d) donner 25 euros de fonds de caisse au barman.

2° Ouvrir le logiciel pair two + le tableau de compta (dossiers sur dropbox). 

3° Informations à toute personne sur le noble jeu + Inscriptions + Appariements + Affiliation au club.

4° Clôture des comptes à la fin des inscriptions (dossier dropbox) 

a) Reprendre le montant des inscriptions dans le tableau de comptabilité

b) Déduire les 25 euros payés au barman

c) Encoder les recettes du bar

5° Encodage des résultats et sauvegarde du dossier (dossier dropbox)

Vérifier que la connexion internet fonctionne et cliquer sur la sauvegarde du tournoi.

6° Ranger les salles et le matériel (ne pas hésiter à demander de l'aide aux derniers présents).

NB : Une aide dans la tâche du rangement est que les joueurs remettent, au terme de leur partie, les pièces et la pendule dans leur boite sur la table d'appariement en même temps que leur résultat.

NB : il est très envisageable que le directeur du tournoi puisse jouer la partie du jour (mais pas les blitz). En effet, sa présence à la table d'appariement n'est pas nécessaire durant le temps de jeu des parties.

Eventuellement, si le directeur ne veut pas jouer, il peut laisser sa place de jeu au barman qu'il remplacera alors durant l'absence dudit personnage.

Pierre Kolp